Κανονικά το OpenKM είναι διαμορφωμένο σαν περιβάλλον μίας μίσθωσης μίας παρουσίας (ST) όπου κάθε κάτοχος Instance θα εκτελεί μία μόνο Instance που είναι εγκατεστημένη σε έναν διακομιστή ή σε ένα σύμπλεγμα (cluster) αυτών.
Αν και μπορεί επίσης να είναι δυνατή η εκτέλεση πολλαπλών instances OpenKM στον ίδιο διακομιστή, μπορούν να διαχωριστούν τα αποθετήρια περιεχομένου και να δημιουργηθούν εξατομικευμένα περιβάλλοντα πελατών. Μερικά πλεονεκτήματα είναι:
Το Multi-tenancy επιτρέπει σε πολλούς ανεξάρτητους ενοικιαστές(tenants) να φιλοξενούνται σε μία μόνο παρουσία (instance) οι οποίοι μπορούν να εγκατασταθούν είτε σε έναν διακομιστή είτε σε ένα σύμπλεγμα(cluster) αυτών. Η κύρια παρουσία(instance) είναι κατανεμημένη λογικά έτσι ώστε να φαίνεται σε κάθε μισθωτή (tenant) ότι έχουν πρόσβαση σε μια εντελώς ξεχωριστή παρουσία του OpenKM.
Η μονάδα αρχειοθέτησης του OpenKM μας επιτρέπει να χρησιμοποιήσουμε το αποθετήριο ως σύστημα διαχείρισης εγγράφων για να αποθηκεύουμε μηνύματα μαζικά. Το αρχείο αλληλογραφίας είναι μια αυτοματοποιημένη διαδικασία για τη διατήρηση και προστασία όλων των email.
Υπάρχουν πολλά οφέλη από την αρχειοθέτηση των email. Τα πιο σημαντικά είναι:
Το OpenKM ενσωματώνει μια ηλεκτρονική μονάδα τιμολόγησης που εξάγει τιμολόγια υπό την μορφή "xml" και στη συνέχεια τα αποθηκεύει στο σύστημα, επιτρέποντας επίσης και άλλες λειτουργίες όπως επικύρωση του τιμολογίου μέσω ψηφιακής υπογραφής, λήψη σε μορφή PDF ή αποστολή ειδοποιήσεων.
Το CMIS είναι μια προδιαγραφή για τη βελτίωση της διαλειτουργικότητας μεταξύ συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου επιχειρήσεων. Το OASIS ενέκρινε το CMIS ως προδιαγραφή OASIS την 1η Μαΐου 2010. Προτείνει ένα μοντέλο δεδομένων συν ένα σύνολο γενικών υπηρεσιών καθώς επίσης και αρκετές συνδέσεις πρωτοκόλλου που βασίζονται σε HTTP για αυτές τις υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων των REST / Atom.
Το OpenKM διαθέτει αρκετές εφαρμογές, οι οποίες μας επιτρέπουν να υπογράφουμε έγγραφα ηλεκτρονικά για σάρωση σε μορφή PDF.